La loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme impose aux professionnels comptables belges de mettre en place un dispositif complet de prévention et de détection. Une documentation structurée et complète est essentielle pour :
Ce document fournit un ensemble complet de modèles et formulaires prêts à l'emploi pour aider votre cabinet à documenter sa conformité aux obligations anti-blanchiment. Ces modèles doivent être adaptés à la taille, à la structure et aux spécificités de votre cabinet.
Chaque section contient :
Ces modèles sont fournis au format HTML pour faciliter leur consultation, mais peuvent être convertis en documents Word, Excel ou PDF pour une utilisation quotidienne.
Ce modèle présente une politique anti-blanchiment complète pour un cabinet comptable belge. Il doit être personnalisé en fonction de votre structure organisationnelle, de la taille de votre cabinet et des risques spécifiques auxquels vous êtes exposés. Les sections en [crochets] doivent être remplacées par vos informations spécifiques.
Le cabinet [Nom du cabinet] s'engage à respecter pleinement la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, ainsi que la norme de l'ITAA du 31 mars 2020.
La présente politique a été approuvée par [l'organe de direction] le [date] et est applicable à l'ensemble des collaborateurs du cabinet.
Le responsable au plus haut niveau désigné est :
[Nom, fonction et coordonnées]
Ses responsabilités comprennent :
L'AMLCO désigné est :
[Nom, fonction et coordonnées]
Ses responsabilités comprennent :
Tous les collaborateurs sont tenus de :
Le cabinet procède à une évaluation globale des risques BC/FT conformément à l'article 16 de la loi, en tenant compte des variables de l'annexe I et des facteurs de risque des annexes II et III de la norme ITAA.
Cette évaluation est mise à jour annuellement ou lors de tout événement significatif.
4.1 Le cabinet refuse d'entrer en relation avec :
4.2 L'acceptation des clients à risque élevé (PPE, structures complexes, etc.) est soumise à l'approbation de [niveau hiérarchique].
5.1 Tous les clients font l'objet d'une identification et d'une vérification conformément aux articles 21 à 32 de la loi.
5.2 Le cabinet classe ses clients selon trois niveaux de risque :
5.3 La fréquence de mise à jour des informations dépend du niveau de risque :
6.1 Les opérations atypiques sont détectées sur base des indicateurs d'alerte suivants :
6.2 Toute opération atypique fait l'objet d'une analyse approfondie documentée.
6.3 La décision de déclarer à la CTIF est prise par l'AMLCO.
Les documents d'identification, les analyses d'opérations atypiques et les autres documents relatifs à l'application de cette politique sont conservés pendant 10 ans à partir de la fin de la relation d'affaires ou de l'opération occasionnelle.
8.1 Tous les collaborateurs reçoivent une formation initiale et des formations continues sur la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.
8.2 Le programme de formation comprend :
9.1 L'AMLCO effectue des contrôles réguliers sur l'application des procédures.
9.2 Un rapport annuel d'activité est préparé par l'AMLCO et remis au responsable au plus haut niveau.
9.3 [Le cas échéant : "Une fonction d'audit indépendante évalue régulièrement l'efficacité du dispositif."]
La présente politique est révisée annuellement et mise à jour en fonction des évolutions législatives, des recommandations de l'ITAA et des résultats de l'évaluation globale des risques.
Date : ________________
Signature du responsable au plus haut niveau : ________________
Ce formulaire doit être complété pour chaque client personne physique, conformément aux articles 21 à 23 de la loi du 18 septembre 2017. Vous devez conserver une copie du document d'identité utilisé pour la vérification.
Nom : Dubois
Prénom(s) : Jean-Michel
Date de naissance : 15/04/1975
Lieu de naissance : Bruxelles
Nationalité : Belge
Numéro de registre national : 75041512345
Adresse : Rue de la Loi 25, 1000 Bruxelles, Belgique
Profession : Indépendant - Consultant informatique
Document vérifié : Carte d'identité belge n°123-4567890-12, valide jusqu'au 10/05/2028
Services demandés : Tenue de comptabilité, Établissement des comptes annuels, Déclarations fiscales
PPE : Non
Ce formulaire doit être complété pour chaque client personne morale, conformément aux articles 21, 22 et 26 de la loi du 18 septembre 2017. Vous devez conserver une copie des documents officiels (statuts, publication au Moniteur belge, extrait BCE, etc.) et compléter l'identification des bénéficiaires effectifs (formulaire distinct).
Personnes habilitées à engager la société dans le cadre de la relation d'affaires :
Répéter cette section pour chaque mandataire
Dénomination sociale : InfoTech Solutions SRL
Forme juridique : Société à responsabilité limitée
Numéro d'entreprise (BCE) : 0123.456.789
Date de constitution : 12/05/2015
Siège social : Avenue Louise 250, 1050 Bruxelles, Belgique
Secteur d'activité : Développement de logiciels et conseil informatique
Code NACE : 62.010
Mandataire : Martin Dubois, Administrateur-délégué, né le 05/06/1970 à Liège
Documents vérifiés : Statuts coordonnés (10/01/2020), Extrait BCE (15/03/2023), Extrait UBO (15/03/2023)
Services demandés : Tenue de comptabilité, Établissement des comptes annuels, Déclarations fiscales
Ce formulaire doit être complété pour identifier les bénéficiaires effectifs de chaque client personne morale, conformément à l'article 4, 27° et aux articles 23 à 26 de la loi du 18 septembre 2017. Complétez une section pour chaque bénéficiaire effectif identifié. Vérifiez l'extrait du registre UBO et conservez-en une copie.
Catégorie(s) de bénéficiaires effectifs identifiés :
Répéter cette section pour chaque bénéficiaire effectif identifié
Joindre un organigramme de la structure de propriété et de contrôle si nécessaire.
Sources d'information utilisées :
Client: ABC Invest SRL
BE0123.456.789
Société X
70% des parts
Michel Durant
30% des parts
= Bénéficiaire effectif
Jean Martin
60% de Société X
= 42% indirectement du client
= Bénéficiaire effectif
Bénéficiaires effectifs identifiés :
Ce formulaire doit être complété pour tous les clients, mandataires ou bénéficiaires effectifs identifiés comme PPE, conformément aux articles 4, 28° à 30° et 41 de la loi du 18 septembre 2017. Remplissez un formulaire distinct pour chaque PPE identifiée. La qualification comme PPE entraîne automatiquement l'application de mesures de vigilance renforcée.
Sources utilisées :
Mesures mises en place :
Nom et prénom : Pierre Dupont
Statut : Bénéficiaire effectif
Client concerné : Durand Investments SRL
Type de PPE : PPE directe
Fonction publique : Ancien Ministre des Finances
Pays concerné : Belgique
Période : 2010-2014
Sources utilisées : Déclaration du client, Recherche internet, Site du gouvernement belge
Origine du patrimoine : Activités professionnelles antérieures dans le secteur bancaire, patrimoine familial
Mesures de vigilance : Approbation par l'associé responsable, documentation de l'origine des fonds, revue trimestrielle des opérations
Cette grille permet d'évaluer le niveau de risque BC/FT d'un client de manière objective et documentée, conformément à l'article 19, §2 de la loi du 18 septembre 2017. Pour chaque critère, attribuez le score correspondant. Additionnez les scores pour obtenir le total, puis déterminez la catégorie de risque du client. Cette évaluation doit être réalisée à l'entrée en relation et mise à jour régulièrement.
| Critère | Score | Points |
|---|---|---|
| 1. Nature du client | ||
| Type de client | ||
| Ancienneté de la relation | ||
| Statut PPE | ||
| 2. Secteur d'activité | ||
| Secteur d'activité | ||
| 3. Zone géographique | ||
| Résidence/Siège social | ||
| Lieu principal d'activité | ||
| 4. Structure et transparence | ||
| Transparence de la structure de propriété | ||
| Bénéficiaires effectifs | ||
| 5. Comportement et opérations | ||
| Utilisation d'espèces | ||
| Cohérence des opérations | ||
| 6. Facteurs de risque spécifiques | ||
| Facteurs de risque spécifiques identifiés | ||
| Précisions sur les facteurs spécifiques : | ||
| SCORE TOTAL | ||
| Score total | Niveau de risque | Mesures de vigilance |
|---|---|---|
| 0-25 | Faible | Vigilance simplifiée |
| 26-60 | Standard | Vigilance standard |
| 61-100 | Élevé | Vigilance renforcée |
| > 100 | Très élevé | Vigilance renforcée - Approbation par la direction |
Ce formulaire simplifié permet de formaliser la classification d'un client selon son niveau de risque BC/FT, suite à l'évaluation réalisée. Il récapitule les principales caractéristiques du client et le niveau de risque qui lui est attribué. Ce document doit être conservé dans le dossier client et mis à jour périodiquement.
Client : Satis Import-Export SRL
Activité : Import-export de textile
Facteurs de risque identifiés :
Facteurs atténuants :
Niveau de risque : Standard
Mesures de vigilance : Vigilance standard avec mise à jour tous les 2 ans
Ce modèle définit les mesures de vigilance à appliquer selon le niveau de risque attribué au client. Pour chaque niveau de risque (faible, standard, élevé), il détaille les mesures concrètes à mettre en œuvre, conformément aux articles 35 à 41 de la loi du 18 septembre 2017. Ce plan doit être adapté aux spécificités de votre cabinet et intégré dans vos procédures internes.
Applicable aux clients présentant un risque faible, conformément à l'article 35, §1 de la loi.
Applicable aux clients présentant un risque standard.
Applicable aux clients présentant un risque élevé, conformément aux articles 37 à 41 de la loi.
Toutes les mesures de vigilance appliquées doivent être documentées dans le dossier du client :
Cette documentation doit être conservée pendant 10 ans à compter de la fin de la relation d'affaires ou de l'opération occasionnelle.
| Aspect | Vigilance simplifiée | Vigilance standard | Vigilance renforcée |
|---|---|---|---|
| Fréquence de mise à jour | Tous les 3 ans | Tous les 2 ans | Annuelle |
| Documentation requise | Standard allégée | Standard | Renforcée |
| Vérification de l'origine des fonds | Sur base déclarative | Vérification standard | Vérification approfondie |
| Examen des opérations | Annuel | Régulier | Fréquent et approfondi |
| Niveau d'approbation | Standard | Standard | AMLCO ou direction |
| Type de client à risque élevé | Mesures spécifiques |
|---|---|
| PPE |
|
| Pays à haut risque |
|
| Structure complexe |
|
Ce formulaire doit être utilisé par tout collaborateur du cabinet qui détecte une opération potentiellement atypique, conformément à l'article 35 de la loi du 18 septembre 2017. Il permet de documenter les éléments suspects et de les communiquer à l'AMLCO pour analyse approfondie. Un signalement interne ne constitue pas encore une déclaration à la CTIF.
Indicateurs d'alerte identifiés :
Déclarant : Marie Dupont, Comptable senior
Client concerné : Immo Construction SRL
Description de l'opération atypique : Lors de la comptabilisation des factures du mois de mars 2023, j'ai remarqué trois factures consécutives (n°45, 46 et 47) émises par une société de conseil "Global Consulting Ltd" établie à Chypre, pour un montant total de 45.000 euros. Les libellés indiquent "Services de conseil stratégique", sans autre précision. Ces factures ont été payées en trois fois sur une période de 15 jours (du 10 au 25 mars 2023).
Indicateurs d'alerte : Opération sans justification économique apparente, Opération avec un pays considéré comme à fiscalité privilégiée, Fractionnement possible des paiements, Libellé vague des prestations.
Informations complémentaires : Le client n'avait jamais effectué de transaction avec cette société auparavant. Aucun contrat ou document détaillant les prestations n'a été fourni avec les factures.
Ce rapport doit être complété par l'AMLCO suite à l'analyse d'une opération atypique signalée, conformément à l'article 45 de la loi du 18 septembre 2017. Il documente l'analyse effectuée et la décision prise (classement sans suite ou déclaration à la CTIF). Ce document doit être conservé pendant 10 ans, que l'opération ait fait l'objet d'une déclaration ou non.